Passer du livre de police papier au numérique : la procédure complète

Vous tenez encore un registre papier et vous voulez passer au numérique ? Bonne nouvelle : la procédure est simple, vous n'avez rien à ressaisir et la loi autorise explicitement le passage. Mais quelques règles précises encadrent la transition — sans quoi vous risquez la rupture de chaîne en contrôle. Voici la marche à suivre.

⚡ TL;DR — la migration en 5 points

1. Vous ne ressaisissez pas l'ancien registre. Vous le clôturez à la dernière ligne (date + paraphe) et vous le conservez 5 ans dans un endroit sûr.
2. Vous démarrez le numérique au prochain achat. Pas de rupture de jour, pas de chevauchement à gérer.
3. La numérotation repart à 1 dans le nouveau registre. C'est explicitement permis — chaque registre a sa propre séquence.
4. Vous restez juridiquement responsable des deux registres tant que la durée de conservation court (5 ans pour le papier, 10 ans pour le numérique).
5. En cas de contrôle pendant la transition, vous présentez les deux registres : le papier clôturé pour la période passée, le numérique pour les nouvelles entrées.

Qui peut passer au numérique ?

Tous les professionnels soumis au régime 321-7 CP. Le numérique n'est pas réservé à certains métiers ni soumis à autorisation préalable. L'arrêté du 24 juillet 2009 autorise explicitement la tenue dématérialisée, à condition que le logiciel respecte les exigences techniques (numérotation continue, horodatage automatique, inaltérabilité, présentation aux autorités).

Pour le détail des exigences, voir le comparatif Excel / papier / logiciel.

La procédure pas à pas

1. Choisir le moment de la bascule

Il n'y a aucune date imposée. Vous pouvez basculer :

• À une date charnière (1er janvier, début d'exercice comptable) — clarifie les archives
• À un moment de calme (fin de semaine, période creuse) — évite les loupés sur des achats simultanés
• Au prochain achat (le plus simple) — pas d'attente, pas de planification

Le seul impératif : ne pas avoir deux registres ouverts simultanément sur la même période. Vous fermez l'un avant d'ouvrir l'autre.

2. Clôturer le registre papier

Sur le registre papier coté et paraphé :

1. Tirez un trait sous la dernière entrée
2. Inscrivez en clair : « Registre clôturé le date — bascule vers livre de police numérique »
3. Signez et datez
4. Conservez le registre dans un endroit sûr et accessible pendant 5 ans à compter de la dernière entrée (R321-7 CP)

💡 Le registre papier reste opposable sur cette période. En contrôle, vous devez pouvoir le présenter rapidement, même un an ou deux après la bascule.

3. Ouvrir le registre numérique

À la première acquisition après la clôture :

1. Connectez-vous à votre logiciel de livre de police
2. Configurez votre profil (raison sociale, SIRET, type d'activité, métier)
3. Saisissez le premier objet — il prendra automatiquement le numéro 1
4. Vérifiez que tous les champs obligatoires sont remplis (numéro d'ordre, date, description, identité du vendeur vérifiée sur pièce, prix, mode de règlement, provenance déclarée)
5. Validez

Le registre numérique tourne désormais en parallèle de votre archive papier — qui reste à conserver.

4. Pendant la période de cohabitation (5 à 10 ans)

Vous gérez deux supports en parallèle :

• L'ancien registre papier, archivé, à présenter en cas de contrôle pour la période antérieure à la bascule (jusqu'à 5 ans)
• Le registre numérique actif, qui contient toutes les entrées depuis la bascule et que vous conservez 10 ans (décret 2013-287)

Pas de double saisie, pas de ressaisie : chaque support couvre sa période.

Faut-il ressaisir les anciennes entrées ?

Non. Aucun texte n'oblige à ressaisir un registre papier vers un registre numérique. Plus précisément :

• Le registre papier clôturé reste juridiquement valable pour les entrées qu'il contient
• Le registre numérique prend le relais à partir de sa première entrée
• En contrôle, les forces de l'ordre peuvent demander les deux : ce n'est pas un problème, vous présentez le bon support pour la bonne période

Cette absence de ressaisie est une simplification voulue par les textes. La ressaisie ne renforce pas votre conformité ; elle introduit même un risque (erreur de transcription = registre falsifié).

Cas particuliers

Vous avez plusieurs registres papier ouverts

Vous clôturez chacun à la même date avant la bascule, vous les conservez séparément, et vous démarrez un seul registre numérique pour la suite (sauf si vos établissements doivent garder des registres distincts — voir ci-dessous).

Vous avez plusieurs établissements

Chaque établissement tient son propre registre. Au numérique, le logiciel doit permettre de séparer les registres par établissement tout en garantissant la numérotation continue par établissement.

Le registre papier a été perdu ou détruit

Si la perte est antérieure à la bascule, déclarez-la immédiatement (police, gendarmerie, assurance) et conservez le récépissé. Vous ne pouvez pas reconstituer un registre papier perdu — vous démontrez votre bonne foi par la déclaration. La bascule au numérique ne crée pas une obligation supplémentaire dans ce cas.

Un contrôle survient pendant la transition

Vous présentez les deux supports :

• Le registre papier clôturé pour les entrées d'avant la bascule
• Le registre numérique pour les entrées d'après

Le contrôleur vérifie la continuité : la dernière date du papier doit précéder la première date du numérique. C'est pour cela que la clôture datée du registre papier est essentielle.

Erreurs fréquentes à éviter

❌ Ne pas clôturer formellement le registre papier — risque de présomption de tenue parallèle non conforme.

❌ Ressaisir les anciennes entrées — perte de temps + risque d'erreur considéré comme falsification.

❌ Jeter le registre papier après la bascule — il doit être conservé 5 ans, présentable en contrôle.

❌ Tenir simultanément papier ET numérique sur la même période — toléré uniquement pour la transition immédiate (un ou deux jours), pas durablement.

❌ Choisir un logiciel non conforme — Excel, Google Sheets, Notion : aucun ne garantit l'inaltérabilité ni l'horodatage automatique requis. Voir le comparatif des solutions.

Que faire des données du registre papier ?

Vous n'êtes pas obligé d'importer les anciennes données dans votre logiciel. Mais si vous voulez bénéficier de la recherche numérique sur l'historique :

• Certains logiciels proposent un module d'archivage scanné (PDF du registre papier, indexé par OCR)
• Cela reste un confort : juridiquement, le registre papier original prime
• Aucun outil ne peut convertir un registre papier en registre numérique conforme — la numérotation et l'horodatage automatiques ne se rétro-créent pas

Combien de temps prend la bascule ?

La saisie du premier objet est plus longue que les suivantes (création des champs métier, du premier vendeur). Dès le deuxième achat, vous descendez à moins d'une minute par entrée.

Combien ça coûte ?

Un livre de police numérique conforme coûte généralement entre 5 et 30 € par mois selon le volume et le métier. C'est en général moins cher qu'un registre papier coté et paraphé annuel + le temps de saisie manuscrit cumulé.

Voir nos tarifs Registeo.

Et après la bascule ?

Vous gagnez :

• Saisie en moins d'une minute (vs 3 à 5 min sur papier)
• Recherche instantanée par mot-clé, vendeur, période
• Export PDF en un clic pour les contrôles
• Sauvegarde automatique (zéro risque vol/incendie/dégât des eaux)
• Accessibilité partout — boutique, marché, déplacement (voir registre d'occasion en ligne)
• Conformité automatique : les champs obligatoires sont vérifiés, la numérotation est garantie, l'horodatage est inaltérable

⚠️ Le numérique n'est PAS un substitut aux obligations. Vous restez responsable de la véracité des informations, de la vérification d'identité du vendeur et de la légitimité de la provenance. Voir le régime 321-7 CP.

À lire aussi

• Logiciel livre de police : Excel, papier ou logiciel conforme ?
• Registre d'occasion en ligne : usage terrain au quotidien
• Arrêté du 24 juillet 2009 : ce qu'il faut retenir
• Comment remplir un livre de police étape par étape
• Contrôle police livre de police : à quoi s'attendre
• Amende livre de police : sanctions et cas pratiques
• Livre de police : obligation, contenu, exemple (page pilier)