Livre de police dépôt-vente : guide pratique

👉 Si vous êtes gérant de dépôt-vente

Vous devez :

• ✅ Tenir un livre de police (321-7 CP) — y compris pour les dépôts (détention en vue de la vente)
• ✅ Distinguer explicitement achat (vous êtes propriétaire) et dépôt (le déposant reste propriétaire)
• ✅ Vérifier l'identité du déposant sur pièce officielle à chaque transaction (R321-3 CP)
• ✅ Établir un contrat de dépôt-vente écrit (Code civil, art. 1915 et s.)
• ✅ Tracer le cycle complet : entrée → vente ou retrait par le déposant
• ✅ Plafond espèces 1 000 € pour les achats à un particulier (L112-6 CMF)

🧠 Ordre des règles : 1. 321-7 CP (livre de police) → TOUJOURS · 2. Contrat de dépôt-vente (Code civil) → TOUJOURS · 3. Obligations métier (suivi cycle, restitutions) → EN PLUS

⚠️ Sans registre conforme : jusqu'à 30 000 € d'amende + 6 mois de prison + interdiction d'exercer ≤ 5 ans (321-7 + 321-9 CP). En cas de recel caractérisé : jusqu'à 5 ans de prison + 375 000 € (321-1 CP).

Cadre juridique

L'activité de dépôt-vente — réception d'objets de particuliers ou professionnels en vue de leur revente — relève du :

• Régime des objets d'occasion (321-7 CP)

Le texte vise les objets « acquis ou détenus en vue de la vente ». L'obligation s'applique donc même si vous n'êtes pas propriétaire de l'objet : un objet pris en dépôt entre pleinement dans le champ du registre.

Le contenu des mentions est précisé par l'arrêté du 24 juillet 2009.

Ce guide détaille les particularités métier — le détail du cadre légal est sur la page régime ci-dessus.

Mentions spécifiques au dépôt-vente

Les mentions générales du registre sont sur la page régime. Côté métier, la distinction achat / dépôt est centrale.

Dans tout ce guide : ✅ Obligatoire = imposé par le texte (CP, R321-x, arrêté). ⚠️ Attendu en contrôle = pratique exigée par les agents même si non explicitement écrite. 💡 Bonne pratique = facilite l'activité, pas une obligation.

Distinction achat / dépôt

✅ La nature de l'opération doit être renseignée explicitement pour chaque entrée :

• Achat : vous êtes propriétaire, prix d'achat consigné
• Dépôt : vous êtes dépositaire, le propriétaire reste le déposant. Conditions à consigner : prix de vente souhaité, commission convenue

Dans les deux cas, les mentions sont les mêmes (description, identité du vendeur ou déposant, date).

Identité du vendeur ou déposant

✅ La vérification de la pièce officielle (CNI, passeport, titre de séjour) est obligatoire à chaque transaction (R321-3 CP). ✅ Le type de pièce et son numéro doivent être inscrits au registre (R321-3 CP). 💡 La copie de la pièce d'identité n'est pas obligatoire. Elle peut être réalisée si elle est justifiée et conservée de manière conforme au RGPD (finalité, durée limitée, sécurité).

Exemples concrets

Exemple 1 — Dépôt d'un meuble : Entrée n°3045 — 14 mars 2026 — DÉPÔT — Canapé 3 places cuir marron, structure bois, pieds métal chromé, L. 210 × P. 90 × H. 85 cm, Roche Bobois « Scenario », bon état, légère usure accoudoir droit — Prix de vente souhaité : 600 €, commission 30 % — Déposant : Nathalie Petit, née le 08/06/1975 à Toulouse, domiciliée 23 rue des Lilas, 31000 Toulouse — CNI n°EF1234567.

Exemple 2 — Achat ferme d'un lot de vaisselle : Entrée n°3046 — 14 mars 2026 — ACHAT — Service de table porcelaine blanche, liseré or, Limoges Haviland, 8 assiettes plates + 8 assiettes creuses + 1 soupière ovale — Achat 120 € — Vendeur : Pierre Garnier, né le 25/01/1960 à Bordeaux (33)…

Exemple 3 — Dépôt d'un appareil électronique : Entrée n°3047 — 15 mars 2026 — DÉPÔT — Téléviseur Samsung 55" QE55Q80T, QLED, n° de série ZX123456789, avec télécommande et câble, bon état, micro-rayure angle inférieur gauche — Prix de vente souhaité : 350 €, commission 25 % — Déposant : Karim Benali, né le 12/09/1988 à Marseille (13)…

Particularités métier

Volume d'entrées

Un dépôt-vente moyen gère entre 50 et 200 entrées par mois. Un registre papier devient vite ingérable. Un outil numérique permet la saisie rapide, le répertoire déposants réutilisable, et la recherche instantanée.

Stratégie terrain : tenir le rythme sans perdre en conformité

• Saisir au moment de la prise en charge : pas en fin de journée (R321-3 CP — sans délai)
• Préparer une fiche déposant réutilisable pour les habitués : l'identité est mémorisée, seule la vérification reste à faire
• Photographier systématiquement les objets de valeur : preuve d'état à l'entrée et au retrait
• Distinguer visuellement achat et dépôt dans le registre : couleur, code, étiquette

Clients réguliers

Beaucoup de déposants reviennent. Enregistrez leur identité une fois, réutilisez-la pour chaque nouveau dépôt. ✅ Vous restez tenu de vérifier que la pièce d'identité est toujours valide.

Gestion des retraits / invendus

Lorsqu'un objet déposé est retiré par son propriétaire sans avoir été vendu, cette sortie doit également être tracée. Le registre doit permettre de suivre le cycle complet : entrée → mise en vente → vente ou retrait.

Vente en ligne

L'obligation s'applique indépendamment du canal de vente (boutique physique, en ligne, ou les deux).

Achats auprès d'un professionnel (B2B)

Quand le vendeur ou déposant est lui-même un professionnel (déstockage, autre dépôt-vente, marchand qui clôture une activité…) :

• ✅ Raison sociale, SIRET et adresse du siège au lieu de l'identité civile (R321-3 CP)
• ⚠️ Facture ou bon d'achat : justificatif comptable distinct du livre de police, mais attendu en cas de contrôle fiscal
• 💡 Vérifier l'existence du SIRET sur Pappers ou Sirene avant la transaction si le vendeur vous est inconnu

⚠️ Le régime vise en priorité les acquisitions auprès de non-professionnels (art. 321-7 CP — « personnes autres que celles qui en font le commerce »).

⚠️ En pratique, les achats entre professionnels sont généralement enregistrés pour assurer la traçabilité — tenir le registre reste la solution la plus sécurisée.

Le contrat de dépôt-vente (obligation distincte)

En parallèle du livre de police, le gérant doit fournir à chaque déposant un contrat de dépôt-vente écrit (Code civil, art. 1915 et s.). Il doit préciser :

• La description de l'objet déposé
• Le prix de vente convenu ou les modalités de fixation du prix
• Le taux de commission du dépôt-vente
• Les conditions de paiement au déposant après la vente
• Le délai de retrait des objets invendus
• Les conditions de conservation et la responsabilité en cas de détérioration

Le déposant peut reprendre son bien à tout moment (art. 1944 C. civ.), avant la fin du délai convenu. Les invendus sont restitués en nature — pas sous forme d'avoir ou de crédit magasin.

Le contrat encadre la relation commerciale, le livre de police assure la traçabilité réglementaire. Les deux sont complémentaires et distincts.

Paiement

✅ Paiement en espèces limité à 1 000 € lorsque le vendeur est un particulier résidant fiscalement en France (art. L112-6 du Code monétaire et financier). Au-delà, le règlement doit se faire par chèque, virement ou carte.

⚠️ Ce plafond ne s'applique pas entre deux particuliers ni entre deux professionnels, mais d'autres obligations fiscales et comptables peuvent encadrer ces paiements.

✅ Le mode de règlement doit être inscrit au registre, quel qu'il soit (R321-3 CP).

💡 Pour le versement au déposant après vente, privilégier le virement permet une traçabilité comptable et facilite la justification commission/reversement.

Checklist : à noter à chaque entrée

• ✅ Numéro d'ordre chronologique, sans rupture
• ✅ Nature de l'opération : achat ou dépôt
• ✅ Description suffisante (type, marque, dimensions, état, n° série)
• ✅ Date d'entrée (automatique avec un livre de police numérique)
• ✅ Identité du vendeur ou déposant vérifiée + type et numéro de pièce
• ✅ Provenance déclarée
• ✅ Pour un achat : prix d'achat et mode de règlement
• ✅ Pour un dépôt : prix de vente souhaité et commission convenue

Erreurs fréquentes en dépôt-vente

• Ne pas distinguer achat et dépôt — mention essentielle pour chaque entrée
• Omettre la pièce d'identité du déposant — même pour un simple dépôt
• Descriptions insuffisantes — « table basse » ou « lot de vêtements » ne suffit pas
• Regrouper plusieurs objets distincts en une seule entrée
• Ne pas enregistrer les petits objets — un bibelot à 5 € s'inscrit au même titre qu'un meuble à 500 €
• Remplir le registre après coup — l'enregistrement doit être effectué au moment de l'acquisition ou sans délai (R321-3 CP)
• Utiliser un simple cahier non coté ou un tableur Excel

Ce qui peut être relativisé en contrôle

• une description imparfaite mais compréhensible
• un oubli ponctuel rapidement corrigé
• une petite imprécision sans impact sur la traçabilité

L'esprit du contrôle est de vérifier la traçabilité réelle des objets, pas de sanctionner une formulation maladroite.

Contrôles

Les dépôts-vente, en raison du volume d'objets, sont régulièrement contrôlés (souvent 1 à 2 fois par an, plus fréquemment si rappel à la loi antérieur). Déroulement typique :

1. Présentation des agents (pendant les heures d'ouverture, sans rendez-vous)
2. Demande du registre — à présenter immédiatement
3. Vérification de la conformité (numérotation, mentions, distinction achat/dépôt)
4. Recoupement stock ↔ registre — les agents parcourent le magasin
5. Croisement avec les fichiers d'objets volés, notamment TREIMA
6. Procès-verbal si manquement

Toute difficulté à produire le registre (absent, au domicile, chez le comptable) constitue un manquement.

🔴 Ce qui déclenche un contrôle

• Volume important d'objets en magasin sans registre tenu
• Plainte d'un déposant (litige sur reversement, retrait, contrat manquant)
• Signalement d'un objet volé rattaché à votre stock (TREIMA)
• Activité enseigne « dépôt-vente » non déclarée ou changement d'adresse non signalé
• Inspection routinière : les dépôts-vente sont souvent visités 1 à 2 fois par an

Ce que regardent en priorité les contrôleurs

• 🔴 Critique : identité du déposant vérifiée + registre présent et présentable immédiatement + distinction achat/dépôt
• 🟠 Fréquent : qualité des descriptions, cohérence stock ↔ registre, suivi des retraits/invendus
• 🟢 Secondaire : lisibilité générale, présentation

Le registre n'est pas une protection contre le recel

Tenir un registre n'exonère pas de la vérification de la légitimité de la provenance. Le registre établit la traçabilité de la transaction ; il ne valide pas que l'objet a été légalement acquis par le déposant. L'inscription au registre ne protégera pas en cas de poursuites pour recel (art. 321-1 CP).

🔴 Refusez immédiatement la prise en charge si :

• Pas de pièce d'identité ou pièce visiblement falsifiée
• Prix de vente souhaité incohérent : déposant insistant pour brader un objet manifestement plus cher
• Déposant pressé, fuyant, ou qui ne supporte pas la prise de notes
• Lot incohérent mêlant des objets sans rapport (signe typique de recel à la hâte)
• Origine incertaine d'un objet de valeur : « trouvé dans le grenier de mon oncle », succession non justifiable…

Refuser une prise en charge est toujours plus simple à expliquer qu'une mise en cause pour recel.

Registre papier ou numérique : comparaison

Passer au numérique avec Registeo

Registeo est particulièrement adapté au dépôt-vente :

• Saisie rapide adaptée au volume
• Répertoire de déposants réutilisable
• Distinction achat / dépôt (champ dédié, filtrage possible)
• Suivi du cycle de vie : entrée → vente ou retrait
• Photos des objets
• Export PDF conforme
• Accès multi-appareils : ordinateur au comptoir, tablette en rayon
• Horodatage automatique

Registeo ne remplace pas :

• votre comptabilité (factures, reversements aux déposants, TVA)
• vos contrats de dépôt-vente (obligation Code civil distincte)
• les vérifications de provenance que vous devez faire au moment de la prise en charge

Registeo est un outil de tenue du registre, pas un outil de décision juridique : la responsabilité de l'inscription, du refus de prise en charge et de la qualification des situations reste celle du professionnel.

⚠️ Excel n'est pas conforme : pas d'inaltérabilité, pas d'horodatage automatique, numérotation modifiable. Un registre modifiable = un registre refusé en contrôle. Un logiciel conforme garantit numérotation continue + horodatage automatique + non-modification après validation — les trois piliers exigés par l'arrêté du 24 juillet 2009.

Consultez nos tarifs ou les guides brocanteur, antiquaire, bijoutier, friperie.

À lire aussi

• Contrôle police livre de police : à quoi s'attendre
• Amende livre de police : sanctions et cas pratiques
• Comment remplir un livre de police étape par étape
• Comment choisir un logiciel de livre de police conforme
• Régime 321-7 CP expliqué simplement
• Arrêté du 24 juillet 2009 : ce qu'il faut retenir

FAQ — Livre de police dépôt-vente

Les vêtements d'occasion en dépôt doivent-ils figurer au registre ?

Oui, tous les objets mobiliers d'occasion qui entrent dans l'établissement doivent être inscrits, y compris les vêtements. Chaque pièce fait l'objet d'une entrée distincte. Pour les dépôts-vente textile, le volume justifie d'autant plus un outil numérique. Voir aussi le guide friperie.

Pièce d'identité à chaque visite, même pour un habitué ?

Oui — la vérification est obligatoire à chaque transaction. Avec un logiciel, l'identité est enregistrée une fois dans le répertoire et réutilisée à chaque visite (en vérifiant que la pièce est toujours valide).

Que se passe-t-il si un objet déposé s'avère volé ?

Les forces de l'ordre saisissent l'objet. Votre registre conforme démontre votre bonne foi et permet de remonter au déposant. Sans registre conforme, vous pourriez être poursuivi pour recel.

Un dépôt-vente 100 % en ligne est-il concerné ?

Oui. L'obligation s'applique indépendamment du canal de vente.

Puis-je utiliser un simple tableur Excel ?

Un simple tableur Excel est fortement déconseillé et difficilement défendable en contrôle, car il ne garantit pas l'inaltérabilité des données (les entrées peuvent être modifiées sans trace). Le registre papier doit être coté et paraphé, ou le registre numérique doit être tenu via un logiciel garantissant l'horodatage et la non-modification.

Combien de temps conserver mon registre ?

Voir la page régime objets d'occasion : 5 ans pour le papier, 10 ans pour le dématérialisé.