Livre de police pour vente aux enchères : guide pratique

👉 Si vous êtes OVV, maison de vente ou commissaire de justice

Vous devez :

• ✅ Tenir un livre de police (321-7 CP) sur les biens détenus en vue de la vente — pas seulement les biens vendus
• ✅ Description détaillée à hauteur de l'expertise attendue (style, époque, signatures, dimensions)
• ✅ Vérifier l'identité du déposant sur pièce officielle (R321-3 CP)
• ✅ Inscrire la provenance déclarée (succession, collection, restitution judiciaire…)
• ✅ Établir le procès-verbal de vente (L321-9 C. com) au plus tard le jour ouvré suivant la clôture
• ⚠️ Si bijoux / orfèvrerie → ajouter L834-6 C. com (poinçon, poids, titre)
• ⚠️ Si armes, ivoire, biens culturels → autorisations préfectorales ou certificats à part

🧠 Ordre des règles : 1. 321-7 CP (livre de police d'entrée) → TOUJOURS · 2. L321-9 C. com (procès-verbal de vente) → TOUJOURS · 3. L834-6 (bijoux), CITES, armes, biens culturels → SELON CAS

⚠️ Sans registre conforme : jusqu'à 30 000 € d'amende + 6 mois de prison (321-7 + 321-9 CP) + sanctions disciplinaires du Conseil des maisons de vente (avertissement, blâme, interdiction temporaire ≤ 3 ans, voire définitive). En cas de recel ou trafic de biens culturels : jusqu'à 5 ans de prison + 375 000 € (321-1 CP).

Cadre juridique

Les maisons de vente, opérateurs de ventes volontaires (OVV) et commissaires de justice (depuis la fusion de juillet 2022) relèvent, dès lors qu'ils détiennent les biens en vue de la vente, du :

• Régime des objets d'occasion (321-7 CP) — critère de l'acquisition ou de la détention en vue de la vente, non du statut d'organisateur
• Régime des métaux précieux (L834-6 C. com) — pour les bijoux, ouvrages d'or, d'argent et de platine confiés à la vente

Le contenu des mentions est précisé par l'arrêté du 24 juillet 2009.

Réglementation sectorielle parallèle

Les OVV relèvent par ailleurs des articles L321-1 à L321-38 du Code de commerce et de la supervision du Conseil des maisons de vente (CMV, ex-Conseil des ventes volontaires), qui encadre la déontologie de la profession. Le CMV ne contrôle pas directement le livre de police mais peut sanctionner disciplinairement des manquements qui y seraient liés.

Procès-verbal de vente (obligation distincte)

✅ En complément du livre de police, les OVV doivent établir un procès-verbal de vente (article L321-9 du Code de commerce) au plus tard le jour ouvré suivant la clôture de la vente. Il détaille l'identité du vendeur, de l'acheteur, la description de l'objet et le prix d'adjudication.

Le registre : un registre d'entrée

Le livre de police est avant tout un registre d'entrée : chaque bien doit être enregistré au moment où il vous est confié, pas au moment de l'adjudication. Des mentions complémentaires sur le devenir du bien (vendu, retiré, invendu, restitué) peuvent être ajoutées pour la cohérence documentaire — souvent attendues en pratique par les contrôleurs sans être juridiquement obligatoires au titre du Code pénal.

⚠️ Cas particulier : si l'opérateur ne détient jamais matériellement le bien (vente sur désignation, vente in situ chez le vendeur, simple mise en relation), la question de l'obligation d'enregistrement peut se discuter.

Mentions spécifiques aux ventes aux enchères

Dans tout ce guide : ✅ Obligatoire = imposé par le texte (CP, R321-x, arrêté, Code de commerce). ⚠️ Attendu en contrôle = pratique exigée par les agents même si non explicitement écrite. 💡 Bonne pratique = facilite l'activité, pas une obligation.

En plus des mentions générales du régime 321-7 CP, un registre OVV doit comporter :

• ✅ Date de réception : date à laquelle l'objet vous a été confié (pas la date de vente)
• ✅ Description détaillée à la hauteur de l'expertise attendue : nature, type, époque, matériaux, dimensions, état, marques distinctives, signatures, poinçons
• ✅ Provenance déclarée par le déposant (succession, collection privée, héritage, restitution judiciaire…)
• ⚠️ Estimation retenue (et éventuellement prix d'adjudication à titre de suivi interne, sans que cela soit une obligation du registre pénal — le résultat de la vente relève du procès-verbal)
• ✅ Identité du déposant :
  • particulier : nom, prénoms, date et lieu de naissance, adresse, pièce d'identité vérifiée. La vérification n'implique pas nécessairement la conservation d'une copie (RGPD, principe de minimisation)
  • personne morale : raison sociale, SIRET, siège, représentant

⚠️ Une description sommaire (« huile sur toile XIXe » sans dimensions ni signature) est un motif fréquent d'observation en contrôle, particulièrement à hauteur de l'expertise attendue d'un OVV.

Identité du déposant

✅ La vérification de la pièce officielle (CNI, passeport, titre de séjour) est obligatoire à chaque dépôt (R321-3 CP). ✅ Le type de pièce et son numéro doivent être inscrits au registre (R321-3 CP). 💡 La copie de la pièce d'identité n'est pas obligatoire. Elle peut être réalisée si elle est justifiée et conservée de manière conforme au RGPD (finalité, durée limitée, sécurité).

Mentions recommandées

• 💡 Référence du mandat de vente — lien documentaire entre le registre et le mandat signé
• 💡 Photographies de l'objet
• 💡 Certificats, expertises (certificat GIA, expertise Me X, carbone 14…)
• Pour les bijoux et ouvrages en métaux précieux : voir les mentions spécifiques de la page régime métaux précieux (poinçon, poids, titre)

Pour les objets soumis à des réglementations spécifiques (armes, ivoire, biens culturels classés), des informations complémentaires peuvent être requises (autorisations préfectorales, certificats d'exportation).

Paiement (au déposant ou pour acquisition propre)

L'OVV est avant tout un mandataire, pas un acheteur. Lorsqu'il acquiert pour son propre compte ou reverse au déposant après vente, les règles de paiement suivantes s'appliquent :

✅ Paiement en espèces limité à 1 000 € lorsque la contrepartie est un particulier résidant fiscalement en France (art. L112-6 du Code monétaire et financier). Au-delà : chèque barré, virement ou carte.

⚠️ Ce plafond ne s'applique pas entre deux particuliers ni entre deux professionnels, mais d'autres obligations fiscales et comptables peuvent encadrer ces paiements.

✅ Le mode de règlement (acquisition ou reversement au déposant) doit être inscrit au registre, quel qu'il soit (R321-3 CP).

💡 Pour les reversements aux déposants après vente, le virement reste la solution la plus tracée et adaptée aux montants typiques de la profession.

Exemples concrets d'enregistrement

Dépôt d'un tableau par un particulier

« Huile sur toile, paysage de bord de mer, école française du XIXe siècle, signée en bas à droite "Durand", dimensions 65 x 50 cm (hors cadre), cadre doré en bois sculpté d'époque, bon état général, léger craquelé en surface, aucune restauration visible. » + identité du déposant, pièce d'identité, référence du mandat.

Lot de mobilier d'une succession

Chaque pièce identifiable ou de valeur significative fait l'objet d'une entrée distincte : « Commode Louis XV en noyer, galbée, deux tiroirs, dessus de marbre gris veiné, 120 x 55 x 85 cm, époque XVIIIe, entrées de serrure en bronze, une clé manquante. » Un lot homogène (paire de fauteuils identiques, service de 12 couverts) peut être regroupé.

Bijou de valeur

« Bague en or jaune 18 carats, solitaire diamant taille brillant d'environ 1,5 carat, monture griffes, poinçon tête d'aigle visible, accompagnée d'un certificat GIA n° 12345678. » Les mentions spécifiques métaux précieux (poinçon, poids, titre) relèvent du régime L834-6.

Particularités métier

Stratégie terrain : sécuriser un dépôt en moins de 10 minutes

• Saisir au moment du dépôt : pas en fin de vacation, pas au catalogage (R321-3 CP — sans délai)
• Préparer une fiche déposant réutilisable pour les notaires, administrateurs judiciaires et collectionneurs récurrents
• Photographier systématiquement les pièces de valeur dès la réception : preuve d'état avant exposition
• Lier la fiche registre au numéro de mandat : cohérence documentaire en cas de contrôle

Double qualité d'intermédiaire et de professionnel

L'OVV n'achète pas les biens qu'il vend : il agit comme mandataire du vendeur. Il reste pourtant soumis à l'obligation d'enregistrement parce que les biens transitent physiquement par sa salle et qu'il est le professionnel en contact direct avec le déposant — donc le mieux placé pour vérifier provenance et identité.

Ventes cataloguées

Le catalogue de vente ne se substitue pas au livre de police. Le catalogue est un outil commercial ; le livre de police est un document réglementaire à usage des autorités. Les deux doivent être cohérents mais ont des finalités distinctes.

Ventes en ligne (live bidding)

Les obligations sont identiques quelle que soit la modalité de la vente (salle, en ligne, hybride). La vérification d'identité du déposant suppose une rencontre physique ou une procédure de vérification à distance conforme.

Inventaires et liquidations (commissaires de justice)

Pour un inventaire ou une liquidation (succession, redressement judiciaire), les biens destinés à la vente doivent être enregistrés. Le mandant est le notaire, l'administrateur judiciaire ou le liquidateur — son identité et les références du mandat figurent dans le registre.

Checklist : à noter à chaque dépôt

• ✅ Numéro d'ordre chronologique, sans rupture
• ✅ Date de réception (pas la date de vente)
• ✅ Description détaillée à hauteur de l'expertise attendue
• ✅ Identité du déposant vérifiée + type et numéro de pièce (ou raison sociale + SIRET + représentant)
• ✅ Provenance déclarée (succession, collection, restitution judiciaire…)
• 💡 Référence du mandat de vente
• ⚠️ Estimation retenue
• 💡 Photographies, certificats, expertises
• Pour les métaux précieux : poinçon, poids, titre (régime L834-6)

Erreurs fréquentes chez l'OVV

• Enregistrer au moment de la vente et non du dépôt : le registre doit être renseigné dès la réception du bien
• Omettre la provenance déclarée : mention obligatoire (R321-4 CP), souvent négligée dans les successions
• Confondre catalogue et livre de police : deux documents distincts
• Ne pas enregistrer les lots invendus ou retirés : un bien confié doit figurer au registre, même s'il n'est pas vendu ou s'il est retiré avant la vente
• Descriptions insuffisantes : le niveau d'expertise attendu d'un professionnel des enchères est supérieur à celui d'un simple revendeur
• Ne pas vérifier l'identité du déposant sur document original, y compris pour les clients réguliers
• Omettre la référence du mandat de vente : le lien registre ↔ mandat doit être traçable
• Lot indifférencié permettant de masquer une pièce identifiable ou de valeur
• Saisie tardive — l'enregistrement doit être effectué au moment de l'acquisition ou sans délai (R321-3 CP)

Ce qui peut être relativisé en contrôle

• une description imparfaite mais compréhensible (école, époque approchées au catalogage)
• un oubli ponctuel rapidement corrigé
• une petite imprécision sans impact sur la traçabilité

L'esprit du contrôle est de vérifier la traçabilité réelle des biens confiés, pas de sanctionner une formulation maladroite.

Contrôles

Les maisons de vente sont contrôlées par les forces de l'ordre (police, gendarmerie) et par le Conseil des maisons de vente. Les contrôles peuvent porter sur la tenue du livre de police, la conformité des mandats, la vérification de la provenance et le respect des règles spécifiques (armes, ivoire, biens culturels).

En cas de signalement d'un objet volé, les enquêteurs consultent immédiatement le livre de police pour retracer la chaîne de possession. Un registre complet et à jour est la meilleure protection.

Les contrôles peuvent faire suite à des signalements internationaux relayés par les autorités compétentes (via Interpol notamment), en particulier pour les œuvres d'art et les biens culturels.

🔴 Ce qui déclenche un contrôle

• Œuvre signalée Interpol ou retrouvée dans un catalogue après publication
• Provenance déclarée incohérente d'un objet de valeur (succession sans inventaire, héritage non documenté)
• Plainte d'un héritier revendiquant la propriété d'un objet mis en vente
• Pièce CITES, arme ou bien culturel sans autorisation administrative correspondante
• Sanction du Conseil des maisons de vente (CMV) ou inspection disciplinaire
• Signalement international via les canaux d'autorités compétentes (Interpol notamment)
• Vacation publique : les ventes sont publiques par nature, donc visibles et auditables

Ce que regardent en priorité les contrôleurs

• 🔴 Critique : identité du déposant vérifiée + registre présent et présentable immédiatement + cohérence registre ↔ mandat ↔ procès-verbal
• 🟠 Fréquent : qualité des descriptions à hauteur de l'expertise attendue, provenance déclarée, suivi des invendus/retraits
• 🟢 Secondaire : lisibilité générale, présentation

Le registre n'est pas une protection contre le recel

Tenir un registre n'exonère pas de la vérification de la légitimité de la provenance. Le registre établit la traçabilité de la transaction ; il ne valide pas que l'objet a été légalement acquis par le déposant. L'inscription au registre ne protégera pas en cas de poursuites pour recel (art. 321-1 CP) — risque particulièrement élevé sur le marché de l'art (objets de succession sortis sans inventaire, biens culturels spoliés, œuvres signalées Interpol).

Sanctions disciplinaires propres au secteur

Pour les OVV, des sanctions disciplinaires peuvent être prononcées par le Conseil des maisons de vente en complément des sanctions pénales : avertissement, blâme, interdiction temporaire (jusqu'à 3 ans) ou définitive d'exercer. L'impact sur la réputation professionnelle peut être considérable.

🔴 Refusez immédiatement la prise en charge si :

• Pas de pièce d'identité ou pièce visiblement falsifiée
• Provenance incohérente d'un objet de valeur (« j'ai trouvé ça chez ma tante », succession sans acte notarié)
• Indices de spoliation : œuvre signalée Interpol, restitution familiale historique non documentée, pillages
• Absence de certificat pour un objet relevant du CITES, des biens culturels protégés ou des armes
• Déposant pressé, fuyant, ou refusant la signature du mandat
• Lot incohérent mêlant des pièces hétéroclites sans cohérence avec le profil du déposant

Refuser une prise en charge est toujours plus simple à expliquer qu'une mise en cause pour recel ou trafic de biens culturels — sans compter le risque disciplinaire devant le CMV.

Registre papier ou numérique : comparaison

Passer au numérique avec Registeo

Registeo permet de tenir le registre d'entrée des biens confiés :

• Description détaillée adaptée au niveau d'expertise attendu
• Photographies de chaque objet
• Gestion des déposants (particuliers et personnes morales) avec pièces d'identité et mandats
• Recherche instantanée par mot-clé, numéro, déposant, date
• Export PDF conforme pour les contrôles
• Horodatage automatique et non-modification des entrées

Registeo ne remplace pas :

• le procès-verbal de vente (L321-9 C. com — obligation distincte à établir au plus tard le jour ouvré suivant la clôture)
• le mandat de vente (document contractuel signé avec le déposant)
• votre comptabilité (factures, reversements aux déposants, TVA)
• les vérifications de provenance que vous devez faire au moment du dépôt
• les autorisations spécifiques pour les armes, l'ivoire, les biens culturels classés

Registeo est un outil de tenue du registre, pas un outil de décision juridique : la responsabilité de l'inscription, du refus de prise en charge et de la qualification des situations reste celle du professionnel.

⚠️ Excel n'est pas conforme : pas d'inaltérabilité, pas d'horodatage automatique, numérotation modifiable. Un registre modifiable = un registre refusé en contrôle (police, CMV). Un logiciel conforme garantit numérotation continue + horodatage automatique + non-modification après validation — les trois piliers exigés par l'arrêté du 24 juillet 2009.

Consultez nos tarifs ou les guides antiquaire, bijoutier, dépôt-vente.

À lire aussi

• Contrôle police livre de police : à quoi s'attendre
• Amende livre de police : sanctions et cas pratiques
• Comment remplir un livre de police étape par étape
• Comment choisir un logiciel de livre de police conforme
• Régime 321-7 CP expliqué simplement
• Régime des métaux précieux L834-6

FAQ — Livre de police et ventes aux enchères

Les ventes aux enchères de véhicules sont-elles soumises au livre de police ?

Oui. Les véhicules d'occasion doivent être enregistrés avec les mêmes informations que pour un négociant automobile : VIN, immatriculation, carte grise. Voir le guide automobile.

Un courtier en art qui organise des ventes privées est-il concerné ?

La réponse dépend de son rôle réel. Il peut être soumis à l'obligation s'il détient les biens ou intervient dans leur circulation matérielle. Le courtier strictement intermédiaire qui se limite à mettre en relation vendeur et acheteur, sans jamais détenir le bien, se situe dans une zone grise au regard de l'article 321-7 CP.

Dois-je enregistrer les invendus et les restitutions ?

Oui. Un bien confié doit figurer au registre même s'il n'est finalement pas vendu. Le devenir (invendu, retiré, restitué) peut être tracé en mention complémentaire — utile en contrôle.

Puis-je utiliser un simple tableur Excel ?

Un simple tableur Excel est fortement déconseillé et difficilement défendable en contrôle, car il ne garantit pas l'inaltérabilité des données (les entrées peuvent être modifiées sans trace). Le registre papier doit être coté et paraphé, ou le registre numérique doit être tenu via un logiciel garantissant l'horodatage et la non-modification.

Quelle est la durée de conservation du registre ?

Voir la page régime objets d'occasion : 5 ans pour le papier, 10 ans pour le dématérialisé. Avec Registeo, l'archivage est automatique.